文書組
- Q. 八、繕打公文時請利用版面上方工具列以免造成公文版面錯誤。
- A.
A：請善加利用工具列中各項工具如機關、分類、符號等，避免使用鍵盤符號或自行排列斷行，可避免版面錯誤，切記繕打時不要使用Enter鍵斷行，繕打完畢後直接使用版面右方『重新整理』工具列或直接按存檔即可自動排列整齊。
- Q. 六、各類公文受文者請繕打正確全銜。
- A.
1.國民小學 ○：臺中市西區中正國民小學 → ×：中正國小
○：南投縣埔里鎮埔里國民小學 → ×：南投縣埔里國小
2.國民中學 ○：臺中市立居仁國民中學 → ×：台中市中區居仁國中
○：臺中市私立宜寧高級中學 → ×：宜寧高中
3.高中部份 ○：國立臺中第一高級中學 ×：台中一中。
○：臺中市私立曉明女子高級中學 ×：曉明女中。
4.大專院校 ○：國立中正大學 ×：中正大學。
○：東海大學 ×：私立東海大學。
5.幼稚園 ○：臺中市私立衛理幼稚園 ×：臺中市西區衛理幼稚園。
○：臺中市西區大勇國民小學附設幼稚園 ×：臺中市大勇附幼。
6.受文者為校內人員：單位（系所、行政單位）＋職稱姓名或職稱姓名（切記校外人士在前本校人員在後或副本）。
以上資料均可在公文製作系統－各類公文－機關（公文版面上方工具列）－勾選共用機關（右下方工具列）－輸入連續關鍵字（ex：榮民－所有相關單位皆會出現點選所需單位：行政院退除役官兵輔導委員會臺中榮民總醫院）。
- Q. 十、公文附件裝訂方式：
- A.
A：1.受文者附件皆相同不需標明、反之請標示清楚。
2.附件份數如包含副本請在副本受文者標明含附件，未標示者副本一律採無附件辦理。
3.需與公文一併寄出之附件請自己列印足夠份數後，用迴紋針或長尾夾夾緊固定於公文上，不要以訂書機訂在公文本文上，避免發文後將應發文之附件與本文一併歸檔致忽略附件的寄出（需歸檔之附件請與公文一倂用訂書針訂妥並編上頁碼）。
4.受文者如為電子交換機關者附件列印一份備查即可（電子檔附件與公文需一併夾帶傳送至文書組）。
- Q. 十一、公文裝訂方式如下：
- A.
以簽稿並呈方式為例：
1.函稿送文書組發文者，請將發文函稿擺於最上層（第1頁），簽呈置於第二層（第2頁）
2.原文號回函發文者，仍則發文函稿擺放於最上層，簽呈放置第二層，而原文號來文放置於最後一層（最後1頁）；以便發文完成後，直接由文書組一倂歸檔辦理。
3.另發文時如有附件、請準備足夠之附件份數後；以迴紋針或長尾夾緊置於函稿之最後一層（最後1頁）以便文書組於發文時將附件一倂寄出。
- Q. 十七、張貼第三類電子公文主管批示。
- A.
1.對內公告只需單位主管批示後即可張貼。
2.對外公告須經單位主管及秘書室批示後才可張貼。
- Q. 十三、依來文單位公文內容採原文號回函的發文方式：
- A.
發文請直接使用本校編列的收文文號來做為發文字號，公文流程及公文繕發與一般發文程序相同
- Q. 十九、有關辦理系上活動主旨發文用語方式：
- A.
公文主旨中請以學校名義發文非以系上名義：
Ex.本校語文教育學系研究生因研究需要……、本校社會教育學系辦理活動……。
- Q. 十二、受文者部份為單位公文或個人的處理方式如下：
- A.
1.紙本公文－不須掛文號亦不必登錄公文流程，各單位自行收下或轉知個人。
2.電子公文－文書組將編列收掛文號（文號前方為4個0－0000970001，僅方便同仁附件電子檔利用）亦不必處理公文流程，各單位僅需自行收下或轉知相關人等即可。
- Q. 十五、受文者基本資料需正確。
- A.
1.受文者全銜。
2.郵遞區號。
3.地址。
4.受文者單位數與附件份數需正確（附件份數即受文者單位數）。
5.副本受文者如需附件請註明。
- Q. 十八、張貼第三類電子公文點選e-mail方式的使用時機：
- A.
非必要請勿點選e-mail功能、以免造成網路信件爆滿；應待1、2日後再點擊未讀通知則系統會自行發送e-mail，此外亦可避免重複閱讀。