文書組
- Q. 一、文號登錄錯誤。
- A.
收文登錄文號為學校編列在公文下方之收文號號碼（0970000001），非來文字號。
- Q. 七、公文管理與公文製作的異同如下：
- A.
1.公文管理各單位登記桌登錄：創號發文登錄、公文流程登錄。
2.公文製作系統：各承辦人發文創號繕打公文（各類公文稿製作、會辦及批示完成、清稿正確無誤）送文書組發文。
- Q. 三、公文歸檔前需檢查完成之項目
- A.
1.公文是否已辦完。
2.公文登記簽收簿是否填寫。
3.公文檔號及保存年限是否填寫。
4.紙本用印是否齊全「一層送至秘書室校長簽章、二層需有單位主管職章（蓋印區為『承辦單位』及『決行』位置二處）及『代為決行』章」。
5.電腦流程是否與紙本相同而無遺漏。
6.編寫頁碼（公文及留存文書組附件總計請寫在首頁右下角格式為，「計 n 頁」）。
- Q. 九、在公文製作系統中繕打公文時可建立受文者群組，其方式如下：
- A.
1.少量或常使用之受文者在公文製作系統使用「受文機關建置」之功能，請點選以下各選項：
(1)詞庫編輯－受文機關建置－新增機關－建置A機關名稱B郵遞區號C地址－新增
(2)繕打公文之收文者(正、副本部份)時，請與機關建置中的機關名稱需一字不差，才能將正確的機關住址傳至文書組接收─成功。
2.受文者如為大量者在公文製作系統可使用「詞庫編輯」功能，請依下列步驟執行：
(1)詞庫編輯－新增－機關名稱－（雙逗點）－郵遞區號－（單逗點）－地址－儲存－建立群組名稱
(2)403,臺中市西區民生路140號
(3)開啟舊檔－傳至繕發－原詞庫檔案名稱－瀏覽－輸入建立群組名稱－傳遞─成功
- Q. 二、各單位如收到受文者為「國立臺中教育大學」的紙本公文處理方式。
- A.
請先將公文送至文書組編列總收文文號後再行辦理公文，而非公文辦理完畢送文書組歸檔時才辦理總收文文號登錄，此將造成收文日期大於承辦日期的錯誤。
- Q. 二十、有關列出開會通知單中出席人員的方式：
- A.
主持人請勿在出席者欄位再次輸入，每位人員只需輸入一次即可。
- Q. 二十一、辦理公文時因故需將公文文號銷號時應如何處理？
- A.
1.請在公文紙本上註明銷號原因。
2.公文管理系統中且仍須作收件登錄，並依照『送件登錄』－收件單位：文書組、『處理狀況』流程點選銷號並新增成功後將公文送回文書組。
3.告知單位中之公文登記桌同仁此份公文流向。
4.銷號原因為：重複發文或與發文單位協商後發文單位亦同意不辦理等。
- Q. 二十三、公文與附件分開發送處理方式。
- A.
1.請在公文附件處或公文內容中註明附件另寄，並於寄送附件時亦請標示清楚公文文號以免收送單位遺失公文附件。
2.附件已先行寄送再送發文者，請在公文內容中敘述已先前寄送(可註明寄送日期)或已諒達等，以免收文者誤認公文附件不齊全致收發單 位無法處理的情形。
- Q. 二十二、有關紙本公文需張貼公告於公布欄的方式如下：
- A.
需在單位公布欄張貼公文週知時，請將公文影印後再行張貼，正本公文需送回文書組歸檔留存不宜張貼於公布欄以免毀損遺失。
- Q. 五、公文製作系統各類公文版面請勿異動。
- A.
各類公文版面（含符號）內容為行政院研考會統一制定，全國一致請勿隨意更動或新增欄位，以免造成公文版面錯誤將無法電子公文傳送；同仁如有新增或異動，製作繕發時仍需修正為原來正確版面規格，無法以同仁更新後版面發文或傳送。